Hausmeisterkosten: Tipps für Mieter zur Nebenkostenabrechnung

06.02.2024

Foto: Putzkammer einer Reinigungskraft

Vermieter sind für die Pflege des Gebäudes und des Grundstücks verantwortlich. Dabei haben sie die Möglichkeit, sich an eine externe Hauswartsfirma zu wenden, die verschiedene Dienstleistungen im Rahmen der Gebäudepflege und -wartung anbietet. Hierbei gibt es mehrere Faktoren, welche Kosten sowie Arbeiten umlagefähig sind und welche nicht. 

Wichtige Punkte zur Hausmeisterkosten in der Betriebskostenabrechnung:

  • Umlagefähige Tätigkeiten und Kosten:

    • Regelmäßige Reinigung des Treppenhauses und der Gehwege (Gemeinschaftsflächen)
    • Entsorgung des Mülls
    • Überwachung und Kontrolle von haustechnischen Anlagen wie Heizungssystem, Beleuchtung, Türen, Klimaanlage usw.
    • Betreuung des Fahrstuhls
    • Regelmäßige Garten- und Winterdienstarbeiten
    • Vergütung für entsprechende Hauswartsarbeiten (inkl. Sozialbeiträge, betriebliche Altersvorsorge, Lohnsteuer, Arbeitskleidung usw.)

  • Nicht umlagefähige Kosten:

    • Reparaturen, wie der Austausch von Verschleißteilen an haustechnischen Anlagen (z.B. Glühbirnenwechsel, Abflussverstopfungen)
    • Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung
    • Malerarbeiten und Schönheitsreparaturen
    • Anschaffungskosten für Geräte, Werkzeuge und Material zur Durchführung der Tätigkeiten
    • Ablesen des Zählerstands
    • Wohnungsbesichtigungen und -übergaben
    • Überwachung von Arbeiten externer Handwerksfirmen
    • Fahrt- und Telefonkosten
    • Verwaltungsaufgaben im Rahmen des Gebäudes (z.B. Erstellen von Abrechnungen, Botengänge, Mietersprechstunden)
    • Aufgaben eines Pförtners, Concierges oder Wachschutzes

Umlegbare Hausmeisterkosten:
Grundsätzlich kann der Eigentümer gemäß § 2 Nr. 14 BetrKV alle regelmäßig anfallenden Kosten der Hausmeisterarbeiten auf den Mieter umlegen. Dazu gehören die Vergütung, Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die der Eigentümer oder Erbbauberechtigte dem Hauswart für seine Arbeit gewährt, soweit diese nicht die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betreffen.

Es ist wichtig zu beachten, dass die umlagefähigen Kosten für Hausmeisterarbeiten die Wirtschaftlichkeit des Gebäudes verbessern sollen. Tätigkeiten, die unter andere Nebenkostenpositionen fallen, dürfen zwar in der Nebenkostenabrechnung umgelegt werden, dürfen jedoch nicht doppelt abgerechnet werden.

In der Praxis erfordert die genaue Berechnung des Anteils der umlagefähigen Kosten oft eine Schätzung des prozentualen Anteils. Im Falle von Streitigkeiten muss der Vermieter den umlagefähigen Anteil der Hausmeisterkosten nachvollziehbar darlegen und beweisen.

Nicht zu den Nebenkosten gehören:
Bestimmte Kosten sind nicht Teil der Nebenkostenabrechnung und dürfen dort nicht aufgeführt werden. Dazu gehören Schönheitsreparaturen, Wohnungsbesichtigungen, Malerarbeiten an Zäunen oder Wänden sowie typische Instandhaltungs- und Reparaturarbeiten. Ebenfalls nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten, Botengänge oder der Kontakt zwischen Hausmeister und potenziellen Mietern. Bei Gewerberäumen können jedoch Instandhaltungs- und Verwaltungsarbeiten je nach mietvertraglicher Vereinbarung auf den Gewerbemieter umgelegt werden.

Tätigkeiten des Hausmeisters, die zu den Aufgaben eines Pförtners, Concierges oder Wachschutzes gehören, dürfen nicht als Hausmeisterkosten umgelegt werden, sondern gehören zu den sonstigen Betriebskosten gemäß § 2 Nr. 17 BetrKV und müssen im Mietvertrag eindeutig vereinbart sein.

Es ist nicht zulässig, dass der Vermieter alle Aufwendungen, die durch die Dienstleistungen eines Hausmeisters entstehen, pauschal als Nebenkosten abrechnet. Es muss eine klare Abgrenzung zwischen umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten erfolgen.

Hinweis:
Kosten für Hausmeisterarbeiten können in der Steuererklärung als haushaltsnahe Dienstleistungen geltend gemacht werden, wobei bis zu 20% der Kosten und Aufwendungen nach § 35a EStG steuerlich absetzbar sind.

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